POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE ÎN CEEA CE PRIVEȘTE PROCESUL DE RECRUTARE ȘI SELECȚIE

(*Notă informativă pentru candidați*) Confidențialitatea datelor dumneavoastră personale este importantă pentru noi. Această Politică de confidențialitate de recrutare explică cum gestionăm și tratăm datele dumneavoastră cu caracter personal atunci când dumneavoastră aplica pentru un post fie în cadrul companiei noastre, fie în cadrul organizațiilor pentru care oferim servicii de resurse umane integrate (clienților noștri) sau în cadrul organizațiile partenerilor noștri, cărora le oferim servicii de recrutare și selecție, evaluare, executiv - căutare, head-hunting etc.

1. Scopul acestei Politici de confidențialitate de recrutare

Această Politică de confidențialitate privind procesul de recrutare („Politica de confidențialitate”, „Politică”) explică modul în care tratăm orice date cu caracter personal despre pe care le colectăm de la dumneavoastră sau pe care le-am obținut despre dumneavoastră de la o terță parte și scopurile pentru care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal. De asemenea, drepturile pe care le are le păstrează cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal. În această Politică folosim termenul „prelucrare” pentru a acoperi toate activitățile care implică datele dumneavoastră cu caracter personal, inclusiv colectarea, manipularea, stocarea, partajarea, accesul, utilizarea, transferul și eliminarea datelor. Această politică este menită să vă ajute în luarea deciziilor în cunoștință de cauză cand aplici pentru a lucra la sau cu compania Insta Recruit www.insta-recruit.ro. Vă rugăm să luați ceva timp pentru a o citi și înțelege.

2. Cine suntem și ce facem

Suntem S.C. Insta Recruit Group S.R.L. (www.insta-recruit.ro) cu sediul in Bucuresti, Str. Soseaua Virtutii, Nr. 19D, Biroul B, et.4, Sector 6, inregistrata la Registrul Comertului sub nr. J40/12470/2021, avand CUI 44615466, numar cont bancar: RO33INGB 0000 9999 1166 6895, deschis la ING Bank N.V Amsterdam, Sucursala Bucuresti reprezentata legal prin Florin-Valentin Dragnescu, în calitate de Administrator. www.insta-recruit.ro oferă în principal servicii integrate de resurse umane, precum: recrutare și selecție, consultanță în managementul resurselor umane, evaluarea performanței etc.

3. Cum să ne contactați

Responsabilul nostru cu protecția datelor cu caracter personal (DPO) este domnul Florin- Valentin Dragnescu, pe care îl contactați dacă aveți întrebări despre această politică de confidențialitate sau vă puteți exercita drepturile privind protecția datelor dumneavoastră cu personal, prin trimiterea unui email la info@insta-recruit.ro

4. Ce date personale colectăm

Insta Recruit Group (www.insta-recruit.ro) colectează informații de la și despre candidați în raport cu oportunitățile de angajare sau colaborare disponibile. Aceste informații pot include CV-uri, documente de identificare, fotografii, dosare academice, cursuri sau certificări obținute, istoric de muncă, angajare și referințe. Insta Recruit Group (www.insta-recruit.ro) folosește datele dumneavoastră cu caracter personal pentru potriviți abilitățile, experiența și educația cu posturile specifice oferite. Aceasta informatie sunt transmise managerilor de angajare și persoanelor implicate în procesul de recrutare pentru a decide dacă vă invită la un interviu. Grupul Insta Recruit (www.insta-recruit.ro) poate colecta date suplimentare de la dumneavoastră dacă sunteți invitat la scenă de interviu (sau echivalent) și ulterior. Insta Recruit Group (www.insta-recruit.ro) poate colecta date personale despre candidați din urmatoarele surse:

• Direct de la dumneavoastră – de exemplu, informațiile pe care le furnizați atunci când aplicați pentru un post direct, prin intermediul site-ului www.insta-recruit.ro sau folosind datele noastre a lua legatura;
• De la agențiile de recrutare – de exemplu, când o agenție de recrutare vă recomandă ca potential candidat;
• Prin surse publice disponibile online – de exemplu, unde aveți un profil profesional publicat online relevant pentru tipul de job (de ex. pe site-ul actual al angajatorului dvs., o platformă de recrutare sau o rețea de rețele sociale, cum ar fi Facebook, LinkedIn etc.)
• Prin recomandare – de exemplu, printr-o referință de la un fost angajat / angajator sau o persoană care v-a recomandat.
a) Tipurile de date personale pe care le putem prelucra despre dumneavoastră sunt: • Nume și amp; Nume;
• Adresa de domiciliu si/sau resedinta;
• Date de contact (adresă, e-mail, telefon);
• Studii și calificări, dosare academice;
• Istoricul muncii (date despre activitate; angajatori anteriori (sau similar), nume și gradul posturilor ocupate, intervalul de angajare etc.);
• Alte date personale conținute în CV-uri și/sau scrisori de intenție; ei pot include, pe lângă datele enumerate la alte puncte din enumerare, fără limitare: starea civilă, copii, serviciu militar, permis de conducere, sex, limbi cunoscute, proiecte la care ai contribuit, competențe, aptitudini și abilități, naționalitate, recomandări ale unora terți, premii, hobby-uri și altele asemenea;
• Datele personale pe care le-ați pus la dispoziție pe forumurile de angajare, LinkedIn (sau alte rețele sociale disponibile public – de exemplu, Facebook) sau către terți, cum ar fi ar fi agenții/agenții de recrutare;
• Istoricul nostru de contact cu tine;

• Informaţii legate de sau necesare încheierii contractului de muncă/colaborare (date cărții de identitate, remunerație/taxă de bază, beneficii, bonusuri, locația, programul de lucru etc.);
• Probleme de sănătate care necesită ajustări la mediul de lucru;
• Înregistrări audio ale interviurilor;
• Înregistrări video ale interviurilor;
• Note din interviurile față în față;
• imagini CCTV;
• Fotografie(e);
• Detalii legate de evidențele profesionale (cum ar fi calitatea de membru al organisme profesionale sau informații privind asigurarea de malpraxis profesional);
• Utilizatorul dvs., fotografia și/sau conținutul postărilor de pe rețelele sociale, altele platforme sau aplicații online și orice alte informații pe care alegeți să le faceți public, pe care îl putem afla în timpul procesului de recrutare;
• Recomandări și recomandări de la alte persoane;
• Rezultatele testelor și evaluărilor de orice tip.
b) Categorii speciale de date: În legătură cu activitățile noastre de recrutare, este posibil să colectăm categorii speciale de date cu caracterul personal din partea candidaților în privința cărora avem o obligație prevăzută de dreptul muncii în acest sens, dacă informațiile sunt relevante pentru mediul lor viitor de munca sau acordarea viitoare de beneficii legate de angajare sau cu acordul expres al persoanei. De exemplu, este posibil să fie nevoie să colectăm informații despre handicapul unei persoane candidat, pentru a oferi un mediu de lucru adecvat pentru acel candidat, dacă este cazul recrutat. În timpul procesului, putem captura și alte categorii speciale de date cu caracter personal despre tine (de exemplu, date despre originea ta rasială sau etnică, convingerile filozofice sau convingeri religioase, apartenență la sindicat, orientare sexuală etc.) atunci când sunt furnizate sau făcute publice de dumneavoastră sau pot fi deduse din CV-ul dumneavoastră. Vom procesa categorii speciale de date numai dacă acest lucru este permis de legile aplicabile, dacă prelucrarea se se referă la datele cu caracter personal care sunt făcute publice în mod expres de dvs. sau am obținut consimțământul dumneavoastră explicit.

5. Cum folosim datele personale:

Utilizăm datele dumneavoastră personale pentru a vă evalua candidatura pentru orice posturi pentru care ai putea aplica in cadrul organizatiei Insta Recruit Group (www.insta-recruit.ro), posturi la la nivel de angajat sau de colaborator, dacă o astfel de cerere a fost primită online, pe hârtie sau ca o cerere personală. Prelucrăm date cu caracter personal pentru o serie de scopuri de activitate de recrutare și aceasta poate include gestionarea cererii dvs., evaluarea și screeningul pre și post cursul intrării într-o relație de recrutare, selecție, de evaluare, angajare sau colaborare cu noi sau cu clienții noștri. Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal numai acolo unde este permis de lege pentru unul sau mai multe dintre scopurile prezentate mai jos. Nu toate scopurile enumerate mai jos vor fi aplicabil în orice moment. a) Aplicație: activități desfășurate în timpul recepționării și gestionării cererilor, inclusiv revizuirea cererilor și procesării generale sau specifice unui loc de muncă datele pentru a vă abona la alertele noastre de poziții deschise în cadrul companiilor. Aceasta poate implica prelucrarea CV-ului, numelui, datelor de contact, istoricului angajare, calificări academice și profesionale, vârstă și altele asemenea; b) Evaluare: activitățile desfășurate în cadrul evaluării candidaților pentru posturi, fie în companiei noastre sau în cadrul organizațiilor pentru care oferim servicii de resurse dedicate uman, care poate implica procesarea CV-ului dvs., teste (cum ar fi teste de evaluare a teste de capacitate profesională, aptitudini sau personalitate), interviu (față în față, telefon sau video), evaluări comportamentale (cum ar fi jocuri de rol, exerciții de grup sau prezentare); c) Căutări de candidați: în cursul activităților noastre de căutare, este posibil să folosim date informațiile personale pe care le-am colectat despre candidați pentru a identifica oportunități profesioniști despre care credem că ar putea fi de interes. Putem contacta din când în când în timp ce potenţialii candidaţi despre astfel de oportunităţi. De asemenea, este posibil să contactăm persoane din când în când pentru a le solicita numele sau alte date cu caracter personal privind potențialii candidați ca parte a unei căutări pe care o desfășurăm.

6. Temeiul legal al prelucrării

În cazul în care folosim datele dvs. personale în cadrul procesului de recrutare, este în legătură cu faptul că este interesul nostru legitim să analizăm candidatura dvs. pentru a vă evalua adecvarea pentru orice poziție pentru care ați putea aplica la Insta Recruit Group (www.insta-recruit.ro). În cazul în care folosim datele dvs. personale în cadrul procesului de angajare sau perfectare a unei colaborări, este în legătură cu faptul că luăm măsuri la cererea dvs. pentru a încheia un contract pe care îl putem avea cu dvs. Nefurnizarea acestor informații conduce în mod automat la imposibilitatea încheierii și/ sau executării contractului. În legătură cu activitățile noastre de recrutare, putem prelucra, de asemenea, categorii speciale de date cu caracter personal din partea candidaților atunci când:
• prelucrarea este necesară în scopul îndeplinirii obligațiilor noastre specifice în domeniul ocupării forței de muncă (date cu privire la sănătate, de exemplu);
• v-ați dat consimțământul explicit pentru prelucrarea acestor date cu caracter personal (de exemplu date cu privire la preferințele dietetice, care pot indica apartenența etnică sau religioasă);
• prelucrarea se referă la data cu caracter personal care sunt făcute publice în mod manifest de către dvs. (de exemplu orientarea sexuală, credințele filozofice sau religioase).
Putem prelucra date referitoare la condamnări penale și infracțiuni atunci când prelucrarea este autorizată de dreptul Uniunii sau de dreptul intern care prevede garanții adecvate pentru și libertățile drepturilor persoanelor vizate.

7. Cu cine împărtășim datele dvs. personale?

Insta Recruit Group (www.insta-recruit.ro) poate împărtăși date personale cu diverse categorii de terțe părți, după cum este necesar:

• Clienții pentru care prestăm servicii dedicate de resurse
• Furnizorii de internet și telefonie, sisteme informatice și software, cloud și hosting, asistență IT, stocare a documentelor și informațiilor, eliminarea confidențială a deșeurilor, platforme și/ sau furnizori de revizuire sau management al documentelor și al activităților, procesare și traducere a documentelor, secretariat, audit, training;
• Consultanții noștri profesionali, precum recrutorii, psihologii, avocații, evaluatorii, consultanții fiscale și contabilii sau alți experți;
• Companii și platforme de resurse umane și salarizare, firmă de pace și organisme de administrare a clădirilor, delegați, furnizori poștali sau curieri;
• Autorități publice sau de reglementare, autorități fiscale.

8. Persoane împuternicite, operatori independenți și operatori asociați

Confidențialitatea datelor dvs. este importantă pentru noi, motiv pentru care transmiterea de date personale către persoane împuternicite, operatori independenți și operatori asociați se realizează numai în temeiul unui angajament care garantează că aceste date sunt păstrate în siguranță și că gestionarea acestor informații se face conform legislației în vigoare și politicilor aplicabile. În orice caz, de fiecare dată vom transmite către destinatar doar informațiile strict necesare pentru realizarea scopului respectiv. Putem numi persoane împuternicite subcontractanți după cum este necesar să livrăm Serviciile. Efectuăm diligențele problemei și punem în opera documentației contractuală trebuie în legătură cu orice subcontractant, pentru a ne asigura că prelucrează datele personal în mod legal și în conformitate cu obligațiile legale și de reglementare. În continuare, putem desemna operatori independenți de date cu caracter personal atunci când este în legătură cu livrarea Serviciilor (de exemplu, dar fără limitare, avocați, agenții de recrutare sau experți terți, clienți corporativi), respectând obligațiile legale și de reglementare cu privire la datele personale, inclusiv, dar fără limitare, cu privire la punerea în aplicare a garanțiilor adecvate. De asemenea, este posibil să împărtășim aceste informații, în conformitate cu legislația în vigoare, cu operatori de date asociați, cum ar fi fi entități afiliate sau partenere. Noi și operatorii de date independente și asociați cu care lucrăm și stabilitatea drepturilor și obligații reciproce în cadrul unui „Acord de prelucrare a datelor cu caracter personal între operatori independenți/ asociați („Acordul”) în care suntem Părți. Acordul reflectă în mod adecvate rolurile și raporturile noastre, în calitate de operatori independenți/ asociați, față de dvs.

9. Unde transferăm date personale

Pentru scopuri ale prelucrării aici enumerate și, în mod particular, dacă este implicat un element de extraneitate, este posibil să fie necesar să transferăm date personale ale dvs. către locații din afara Spațiului Economic European. În orice caz, înainte de a transfera datele personale într-o altă jurisdicție ne vom asigura că exista o decizie privind caracterul adecvat al nivelului de protecție sau că operatorul sau persoana împuternicită de operator din jurisdicția respectivă oferă garanții adecvate sau se aplică una din următoarele excepții: • v-ați exprimat în mod explicit acordul cu privire la transferul propus, după ce ați fost informat asupra posibilelor riscuri pe care astfel de transferuri le pot implica;
• transferul este necesar pentru executarea unui contract între dvs. și noi sau pentru aplicarea unor măsuri precontractuale adoptate la cererea dvs.;
• transferul este necesar pentru încheierea unui contract sau pentru executarea unui contract încheiat în interesul dvs. între noi și o altă persoană fizică sau juridică; • transferul este necesar din considerente importante de interes public;
• transferul este necesar pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță;
• transferul este necesar pentru protejarea intereselor dvs. vitale sau ale altor persoane, atunci când persoana vizată nu are capacitatea fizică sau juridică de a-și exprima acordul;

10. Pentru cât timp păstrăm datele dvs. personale

Păstrăm date personale pe care le colectăm de la și despre dvs. atât timp cât este necesar pentru a îndeplini scopul pentru care le-am colectat și în scopul satisfacerii oricăror cerințe legale, contabile sau de raportare. Pentru a determina perioada de păstrare adecvată pentru date personale pe care le prelucrăm, luăm în considerare natura, domeniul de aplicare, contextul și scopurile prelucrării, riscurile cu grad diferite de probabilitate și gravitație pentru și drepturile dvs. libertățile dvs., cerințele legale, contabile sau de raportare aplicabile, precum și dacă putem atinge scopurile prelucrării prin alte mijloace. Revizuim permanent necesitatea păstrării datelor dvs. personale și, la împlinirea termenelor de reținere, distrugem datele dvs. personal într-un mod în care să nu mai poată fi recuperate sau reconstituit. În cazul în care rezultă în mod rezonabil că datele nu mai sunt necesare, le putem distruge imediat, fără nicio notificare sau răspundere (de exemplu, în cazul candidaților care nu au fost selectați pentru un post în cadrul companiilor noastre, CV-urile acestora nu vor fi păstrate)

11. Confidențialitatea și securitatea datelor dvs. personale

Aplică măsuri tehnice, fizice și organizaționale adecvate, care sunt proiectate în mod rezonabil pentru a proteja datele personale împotriva distrugerii, pierderii, modificării, dezvăluirii sau accesului neautorizat și împotriva altor forme ilegale de prelucrare. Accesul la date personale este limitată la destinatarii autorizați pe baza necesității de a le cunoște. Menținem un program cuprinzător de securitate a informațiilor, proporțional cu riscurile asociate prelucrării. Programul este adaptat în mod continuu pentru a atenua riscurile operaționale și pentru a proteja datele personale, luând în considerare practici acceptate în domeniu. De asemenea, vom folosi măsuri de securitate atunci când prelucrăm orice fel de categorii speciale de date personale. Toți partenerii noștri, angajații, consultanții, lucrătorii, operatorii și persoanele împuternicite (adică cei care prelucrează datele dvs. personale în numele nostru, în scopurile enumerate mai sus), care au acces la și sunt asociați cu prelucrarea datelor personale, sunt obligați la respectarea confidențialității acestor date personale și a garantarea nivelului de confidențialitate protectie ca cel furnizat de compania noastra.

12. Dreptul de acces și alte drepturi

Aveți următoarele drepturi în legătură cu datele personale pe care le prelucrăm sau deținem despre dvs.: Dreptul de acces Dacă nu cereți, vom confirma dacă procesăm datele dvs. personale și, dacă este permis de lege, vă vom furniza o copie a acestor date personale (împreună cu anumite alte detalii). Dacă aveți nevoie de copii suplimentare, este posibil să fie necesar să percepem o taxă rezonabilă bazată pe costurile administrative. Dreptul la rectificare Dacă date personale pe care le deținem despre dvs. sunt inexacte sau incomplete, există dreptul de a solicita rectificarea acestora. Dacă aveți dreptul la rectificare și dacă am împărtășit datele dvs. personale altor persoane, le vom informa despre rectificare dacă este posibil. Dacă nu întrebați, acolo unde este posibil și legal să facem acest lucru, vă vom spune și cu cine am împărtășit datele dvs. personale, astfel încât să puteți contacta direct. Dreptul de ștergere Nu puteți cere să ștergem sau să suprimăm datele dvs. personale în anumite circumstanțe, cum ar fi cazul în care nu mai avem nevoie de ele. Dacă aveți dreptul la ștergere și dacă am împărtășit datele dvs. personale altor persoane, le vom informa despre ștergerea datelor acolo unde este posibil. Dacă nu întrebați, nu este posibil și legal să facem acest lucru, vă vom spune cu cine am împărtășit datele dvs. personale, astfel încât să puteți contacta direct. În conformitate cu GDPR, putem să nu dăm curs unei cereri de ștergere a datelor dumneavoastră cu caracter personal în măsura în care prelucrarea este necesară pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea drepturilor noastre conferite de lege sau avem o obligație legală de prelucrare a datelor. Dreptul dvs. de a restricționa prelucrarea Nu puteți cere să „blocăm” sau să oprim prelucrarea datelor dvs. personale în anumite circumstanțe, cum ar fi cazul în care contestați exactitatea acestor date personale sau ați obiectat. Dacă aveți dreptul la restricție și dacă am împărtășit datele dvs. personale cu alții, îi vom informa despre restricție unde este posibil să facem acest lucru. Dacă nu întrebați, unde este posibil și legal să facem acest lucru, vă vom spune și cu cine am împărtășit datele dvs. personale, astfel încât să puteți contacta direct. Dreptul la portabilitatea datelor Aveți dreptul, în anumite circumstanțe, să obțineți datele personale pe care nu le-ați furnizat, într-un format structurat, frecvent utilizat și care poate fi citit automatizat și să le reutilizați în altă parte sau să nu cereți să le transferăm unei terțe părți la alegere. Vă rugăm să obțineți acest drept se numai informațiilor automatizate, pentru a căuta utilizare ne-ați acordat inițial consimțământul sau în cazul în care am utilizat informațiile pentru a incheia un contract cu dvs.. Dreptul de a obiectă Nu puteți cere să nu mai prelucrăm datele dvs. personale și vom face acest lucru dacă nu bazem pe interesele noastre legitime sau ale unor terți pentru a prelucra date personale, cu excepția cazului în care putem demonstra motive legitime imperioase care justifică prelucrarea. * ( www.insta-recruit.ro ) nu ia decizie privind la dvs. prin prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal prin mijloace automate și nu folosește datele dvs. personale pentru crearea de profiluri. Dreptul dvs. de a vă retrage consimțământul Dacă nu ne bazăm pe consimțământul dvs. ca bază legală pentru prelucrarea datelor dvs. personal, trebuie să retrageți acest consimțământ în orice moment. Dreptul dvs. de a depune sau plângere la autoritatea de supraveghere Dacă vă preocupă orice aspect al practicilor noastre de confidențialitate, inclusiv modul în care ne-am ocupat de datele dvs. personale, puteți să raportați autoritățile de supraveghere competent (www.dataprotection.ro). Dacă vă puteți exercita drepturile de stabilitate în această politică de confidențialitate, vă cere să ne contactați prin trimiterea unui email la info@insta-recruit.ro, cu precizarea ca este posibil să vă solicităm informații specifice dvs. pentru a vă ajuta ne confirmați identitatea. Aceasta este o măsură de securitate pentru a ne asigura că datele cu caracter personal nu sunt divulgate niciunei persoane care nu are dreptul să le primească. De asemenea, vă putem contacta pentru a vă solicita informații suplimentare referitoare la solicitarea dvs., pentru a accelera răspunsul nostru.

13. Modificări ale politicii de confidențialitate

Pentru a ne asigura că sunteți întotdeauna la curent cu modul în care folosim datele dvs. personale, vom actualiza din când în această politică de confidențialitate pentru a reflecta orice modificare a utilizării datelor dvs. personale. De asemenea, putem efectua modificări pentru a respecta modificările aduse legislației aplicabile sau cerințelor de reglementare. În cazul în care este posibil, vă vom notifica prin e-mail cu privire la orice schimbare semnificativă. Cu toate acestea, vă recomandăm să revizuiți periodic această politică de confidențialitate pe site-ul nostru, www.insta-recruit.ro, pentru a fi informat cu privire la modul în care folosim datele dvs. personale.